ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S.

1. Marco legal.
2. Objetivo general y alcance.
3. Responsable del tratamiento.
4. Tratamiento y finalidades de los datos personales.

4.1. Principios aplicables al tratamiento de datos personales.
4.2. Deberes que tiene el responsable con los titulares de los datos.
4.3. Finalidades generales del tratamiento de datos personales.
4.4. Finalidades del tratamiento de datos personales de clientes.
4.5. Finalidades del tratamiento de datos personales de proveedores.
4.6. Finalidades del tratamiento de datos personales de empleados.
4.7. Finalidades del tratamiento de datos de video-vigilancia.
4.8. Medidas de seguridad para los datos personales.

5. Derechos de los titulares de los datos personales.

5.1. Derechos de los titulares y autorizados para ejercerlos.
5.2. Procedimientos para consultas y reclamos.

6. Autorización para el tratamiento de los datos personales.

6.1. Casos en que no se requiere autorización.
6.2. Trámite para los casos en que se requiere autorización.
6.3. Datos recolectados antes del decreto 1377 de 2013.

7. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales.

7.1. Datos menores de edad, adolescentes y datos sensibles.
7.2. A quienes se les puede entregar información – terceros.

8. Vigencia.

1. Marco legal

El constituyente de 1991, y en relación con el estado social de derecho vigente en Colombia, catalogo dentro del grupo de derechos fundamentales, en el artículo 15 de la carta magna, la facultad que asiste a los ciudadanos de conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recogida sobre ellos en base de datos o archivos. La regulación normativa de reseñado precepto constitucional, se encuentra en la ley 1581 de2012 “por medio del cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, teniendo como ámbito de aplicación aquellos datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento, por parte de entidades públicas o privadas.

Así las cosas, en observancia del objeto social de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S, y su naturaleza jurídica, se procede en concordancia con lo establecido en la circular externa n° 002 de 2015 expedida por la superintendencia de industria y comercio, a publicar las presentes políticas de tratamiento de datos personales, en las cuales se establecen los lineamientos aplicados por parte de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S para resguardar la información que reposa en sus bases de datos, y de esta manera garantizar el efectivo cumplimiento de los derechos fundamentales que le asisten a sus clientes y usuarios, proveedores y empleados.

Estas políticas se establecen en cumplimiento a lo señalado en la ley estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y de lo indicado en el decreto reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

2. Objetivo general y alcance

Con la implementación de ésta política, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S, busca que todas las personas puedan conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en nuestras bases de datos, con el objetivo de garantizar que tanto la recolección como el tratamiento que se efectúa de dichos datos personales se ajusten a la normatividad legal actual, ya sea que ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S actué como responsable o encargado.

De acuerdo con lo anterior, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S establece la presente política de tratamiento y protección de datos personales, para ser aplicada a las bases de datos de titulares, ya sean clientes actuales, antiguos o potenciales, proveedores actuales, antiguos o potenciales o empleados actuales, futuros o ex empleados.

3. Responsable del tratamiento

Razón social:     ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S
Documento:      NIT 890.900.293
Dirección:          Calle 30 # 55-122
Ciudad:              Medellín, Colombia
Teléfono PBX: + 57.4. 3501100
Correo:              habeas.data@roca.com.co
página web:      www.roca.com.co

ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo de la finalidad para la cual se haya obtenido el mismo, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.
En caso de que ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S, contara con encargados del tratamiento de datos personales, suscribirá con ellos un contrato para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, el cual señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

· Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
· Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
· Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

4. Tratamiento de datos personales

4.1. Principios aplicacables al tratamiento de datos personales

Para el tratamiento de los datos personales, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, procesamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Legalidad: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que se sujeta a lo que señale la ley.
• Finalidad: el tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima y pertinente que debe ser informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento expreso, previo e informado del titular.
• Veracidad: información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular tiene derecho en cualquier momento y sin restricciones a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Seguridad: la información se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: todas las personas de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S que intervengan en el tratamiento de datos personales que no sean públicos, se obligan a garantizar la reserva de la información, incluso aún después de finalizar su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá efectuarse por las personas previstas en la ley y los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet o medios de comunicación similares.

4.2. Deberes que tiene el responsable con los titulares de los datos

ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado, además ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S asume lossiguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2.012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la superintendencia de industria y comercio sobre el tema en particular.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se está autorizando el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
• En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a los mismos.
• Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

La empresa, garantiza en todo tiempo al titular de la información, la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato que sobre él exista o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento con ese fin.

4.3. Finalidades generales del tratamiento de datos personales

A fin de facilitar el contacto con nuestros clientes, proveedores y empleados, actuales y futuros y de poder administrar nuestro negocio, recabamos y mantenemos información personal de los mismos. Para poder entender y satisfacer sus necesidades y cumplir con las obligaciones comerciales, contractuales y de otra índole, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S obtiene información personal que puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombres, direcciones y números de teléfono.
• Direcciones de correo electrónico.
• Información necesaria para facilitar la venta u otros servicios.
• Información personal brindada a representantes del departamento de atención al cliente, con la finalidad de investigar y resolver asuntos en discusión.
• Datos biométricos recolectados mediante sistema de video-vigilancia.

Así mismo, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S en el desarrollo de su objeto social y en su relacionamiento con terceros recolectara, almacenara, usara, circulara o suprimirá sus datos personales con las siguientes finalidades generales, según la calidad del respectivo titular:

• Ser incluidos en la respectiva base de datos y someterla al respectivo tratamiento.
• Utilizar los medios de contacto suministrados por el titular de la información, con el fin de divulgar información relacionada con el desarrollo del objeto social y actividad económica de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S
• En términos generales poder establecer, ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales actuales o futuras con sus clientes, proveedores y trabajadores incluida el cobro y pago de las mismas, así como con las disposiciones legales y compromisos a que hubiere lugar.
• Ayudar a garantizar la seguridad de las personas que nos visitan en nuestras instalaciones.
• Así mismo, todos los correos electrónicos promocionales de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S incluirán dentro del cuerpo del mensaje un enlace valido para elegir ser retirado de la lista de distribución.

4.4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE CLIENTES

Se consideran cliente (actual y futuro) a toda persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S inicia o mantiene una relación comercial. La base de datos de clientes tiene por finalidad ofrecer la debida información acerca de los productos y/o servicios ofrecidos y comercializados por la empresa. Las finalidades específicas de los datos personales de los clientes son:

• Informar al titular acerca de las innovaciones efectuadas en productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar información acerca del el portafolio actual.
• Enviar información sobre las ofertas que ha desarrollado con aliados comerciales.
• Dar a conocer las mejoras o cambios en sus canales de atención y en los servicios y productos complementarios ofrecidos.
• Proveer los servicios requeridos por los clientes, incluidas obligaciones comerciales y contractuales como soporte, garantías y mantenimiento.
• Poder desarrollar la respectiva relación comercial y contractual en todas sus fases, incluidas la facturación y el cobro de obligaciones por venta de productos o prestación de servicios.
• Adelantar actividades de mercadeo, comercialización, envió de propuestas comerciales, invitaciones a eventos e información de servicios o productos, eventos o cualquier otro asunto que se considere puede ser de interés del cliente actual o futuro, a través de diferentes medios de comunicación.
• Evaluar la calidad del servicio para propósitos comerciales, promocionales y estadísticos.
• Ofrecer información a través de sus portales web o aplicaciones con fines promocionales o informativos.
• Para consultar conceptos y opiniones sobre productos y/o servicios o contenidos.

4.5. Finalidades del tratamiento de los datos personales de proveedores

La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, consistente y suficiente acerca de las empresas y personas que tienen, han tenido o tendrían la calidad de proveedores. Las finalidades específicas de los datos personales de los proveedores son:

• Invitar a proveedores o prestadores de servicios actuales o potenciales a contratar o cotizar con el fin de proveer productos y/o servicios necesarios para la operación de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S
• Desarrollar y establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios, generar órdenes de compra, pedidos, servicios pos-venta u órdenes de prestación de servicios a sus proveedores en general.
• Acceder a los servicios y productos ofertados por sus proveedores.

4.6. Finalidades del tratamiento de los datos personales de empleados

La base de datos de empleados incluye a los colaboradores actuales, antiguos y aspirantes a serlo, incluyendo por lo tanto, los participantes en los respectivos procesos de selección. Las finalidades específicas de los datos personales de los empleados son:

• Respecto de la base de datos de candidatos en proceso de selección, recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en nuestra compañía. con ella buscamos identificar a los candidatos más idóneos para ser vinculados a la empresa.
• Se entiende que un aspirante que envié su hoja de vida para participar de un proceso de selección acepta el tratamiento de sus datos personales, pero de todas maneras ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S solicitara la respectiva autorización en caso de convocar al aspirante a continuar en dicho proceso. en caso contrario los datos personales recibidos a través de las hojas de vida serán eliminados de la base de datos respectiva.
• Si el respectivo aspirante fuese descartado dentro del proceso de selección sus datos personales serán eliminados de la base respectiva y el titular será informado de lo mismo. si el aspirante no es vinculado, pero se considera apto para una futura vinculación se continuará con el tratamiento de sus datos personales y de esto será informado el titular de los datos.
• Gestionar la pre-selección, selección, evaluación, vinculación laboral, gestión de nómina, desarrollo y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S y su tratamiento se efectúa para poder garantizar el cumplimiento de obligaciones legales, incluyendo la normatividad a cumplir en temas de seguridad social.
• En términos generales poder ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales legales, actuales o futuras con sus empleados y que surgen de la respectiva relación laboral.
• Igualmente, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S recolectara información personal de aspirantes que se presenten para procesos de evaluación y selección de personal futuro.
• De acuerdo a requerimientos de entidades gubernamentales recopilar los datos que estas llegaren a solicitar.
• A través de la base de datos de ex-empleados ponemos a disposición de las autoridades y de los mismos titulares su información durante el término establecido en la ley laboral.

4.7. Finalidades de los datos personales de video-vigilancia

ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S recolecta datos personales biométricos de las personas que visitan sus instalaciones mediante su sistema de video-vigilancia y debido a esto informará mediante un aviso a la entrada de sus instalaciones y en cumplimiento a lo estipulado en cuanto al tratamiento de dichos datos personales, la existencia de video vigilancia como mecanismo de monitoreo.

En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Los datos recogidos mediante este sistema de video-vigilancia permanecerán archivados durante 10 días y luego de transcurrido este tiempo serán eliminados.

4.8. Medidas de seguridad para los datos personales

ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S conservara con las debidas medidas de seguridad los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los titulares le reporten novedades o solicitudes.

5. Derechos de los titulares de los datos personales

5.1. Derechos de los titulares y quienes pueden ejercerlo

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Derecho a conocer, actualizar, incluir, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S para el tratamiento de sus datos personales.
• Ser informado por ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Derecho a presentar quejas ante la superintendencia de industria y comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S
• ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S no podrá revocar la autorización de un titular o eliminar un dato, cuando exista un deber legal o una obligación contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular de los datos personales.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

5.2. Procedimiento para el trámite de consultas y reclamos

ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S ha designado al área de servicio al cliente como el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos ante la cual los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, incluir, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización del tratamiento de sus datos.
Toda consulta o reclamo (solicitud de corrección, actualización, supresión o queja) sobre la información del titular que está en las bases de datos de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S se podrán realizar por alguno de los siguientes medios:

• correo electrónico: el texto y los documentos adjuntos correspondiente a la solicitud debe ser enviado a la dirección de correo electrónico: habeas.data@roca.com.co
• servicio postal: los documentos escritos correspondientes a la solicitud debe ser enviados la dirección Calle 30 # 55-122 en la ciudad de Medellín, Colombia.

En cualquier caso la identificación completa del titular incluyendo además, teléfono, correo, dirección y la descripción de la consulta o la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y si fuera el caso los documentos de soporte que se quieran hacer valer.

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de ese término, se informara al interesado, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cuanto al reclamo, si este resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S no se considera competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informara de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S incluirá en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El solicitante recibirá una respuesta de ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S en atención a su reclamo dentro de los quince días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la superintendencia de industria y comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del mismo.

6. Autorización para el tratamiento de los datos personales

6.1. Casos en los que “NO” se requiere autorización

• Cuando la información sea solicitada a la empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

6.2. Trámite para los casos en los que se requiere autorización

De conformidad con la ley y a efectos de cumplir con los fines anteriormente mencionados ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del manejo de los datos personales de cada titular y con este fin ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización y su posterior verificación o consulta. Al tramitar la respectiva autorización ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S informa al titular de los datos personales, lo siguiente:

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información y que datos personales serán solicitados.
• Tratamiento que se dará a los datos recolectados y las finalidades conque serán usados.
• Derechos que le asisten al titular y el procedimiento para ejercer los mismos.
• El carácter facultativo de respuesta a las preguntas efectuadas sobre datos sensibles, o de datos de niños, niñas y adolescentes.

6.3. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 10 del decreto 1377 del 2.013 sobre la autorización del tratamiento de datos personales recolectados antes de la expedición de dicho decreto ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S estableció el mecanismo respectivo para solicitar la autorización de los titulares de dichos datos, el cual incluye un formulario para obtener dicha autorización y el cual ha sido publicado en nuestra página web o ha sido o será enviado física o electrónicamente al respectivo titular para que acceda a él y autorice el poder continuar con el tratamiento de sus datos personales.

7. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales

7.1. Datos personales de menores de edad, adolescentes y datos sensibles

En atención a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S se asegurara de que la recolección de datos personales de menores de edad y adolescentes solo procederá cuando dichos datos sean de naturaleza pública y estrictamente necesarios y contando con la autorización previa, expresa e informada de alguno de los padres o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

En el caso de datos sensibles del titular y de conformidad con lo establecido en los artículos 6 de la ley 1581 y 6 del decreto 1377 de 2013 ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S no efectuara el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• Haya autorización explícita del titular para el tratamiento de los datos sensibles, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, casos en los cuales deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.

Igual si se llegare a solicitar la autorización para el tratamiento de datos sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la ley 1581 de 2.012, el titular estará informado que no está obligado a autorizar su tratamiento de dicha información y además se informara al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales para la autorización de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento para posteriormente obtener su consentimiento expreso.

7.2. A quienes se les puede entregar información – terceros

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
• A los terceros a los que el titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S

8. Vigencia

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de la fecha de su publicación y durante el tiempo en que ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S ejerza las actividades propias de su objeto social. de todas maneras ALMACENES E INDUSTRIAS ROCA S.A.S se reserva el derecho a efectuar actualizaciones y modificaciones a la presente política cuando sea necesario y en el caso de que los cambios sean sustanciales como la identificación del responsable y las finalidades del tratamiento, los cuales pueden afectar el contenido de la autorización, los titulares serán informados de los mismos antes de implementar las nuevas políticas y además se procederá a obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. de hecho se efectuaran las modificaciones “dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada y anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018” cuando no haya cambios sustanciales.

“Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.